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如何开好高效会议

2019-07-29 23:34:14 allenyang 105

企业的会议大大小小有非常多,包括战略会议、经营会议、产供销会议、部门会议、班组会议,大多数我们接触的企业并没有完全让会议发挥真正的价值,导致会而不议,议而不决,会议结束门一开,都各回各家,没有追踪。在几年前我们总结了如何开好一个会的一些方法和流程,我们把它称为“高效会议”:

1.明确参加人员——将参加会议人员分为“与会人员”(要发言)及“旁听人员”(可发言可不发言);

2.明确主持人——主持人一般为会议组织者,需对会场秩序和会场时间进行控制;

3.明确发言次序——遵循从下到上,先外在内的次序。从下到上指的是由公司的职员先发言,再是中层管理人员,最后是高层管理人员;先外在内指的是先从直接接触客户的部门发言,或者是先从会议所针对的最关键的部门先发言;

4.明确负责跟踪人——开会一定要有决议执行的负责人,还要有负责追踪的人,遵循一个原则:如无指定追踪人员,则遵循谁召集会议,谁负责追踪;

5.高效会议——会议资料要在会前提前发给相关部门阅读,一进入会场就是直接讨论和表决,没有多余的时间再来读资料,会议需指明起止时间,且应准时开始,准时结束。

会议由组织部门至少提前一天发出《会议通知》,确保各与会部门均收到《会议通知》;会议通知不限形式,可通过电话、邮件、微信等形式;

会议组织部门打印《会议签到及会议记录》,由各与会部门人员在开会之前签到(小组会议可不用);

参加公司层战略经营会议各与会部门人员按需要需提前准备《××部门经营会议PPT》,共用同一个模板,参加其他会议的人员所也需准备相应的PPT供会议上讨论;

会议组织部门需按会议进程编写《会议签到及会议记录》,并对会议决议事项安排跟进落实;

会议时间一般为1小时,连续开会最长不超过2小时,否则需休会15分钟继续会议进程。


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